Jak zwiększyć swoją produktywność? To pytanie wraca niczym bumerang, niezależnie od branży. Nie inaczej jest w zawodzie redaktora. Nic dziwnego – w końcu efektywna praca skutkuje lepszymi zarobkami, oszczędnością czasu i rozwojem kariery.

Z tego artykułu dowiesz się:

• na które ustawienia komputerowe warto zwrócić uwagę,
• jak sformatować tekst przed rozpoczęciem redakcji,
• które elementy otoczenia mogą wpłynąć na jakość Twoich działań,
• jak zorganizować sobie dzień pracy,
• jaki jest najważniejszy czynnik efektywności.

Subiektywna efektywność

Temat efektywności i skupienia podczas redagowania tekstów pojawił się niedawno w facebookowej grupie Akademia Redaktora. Postanowiliśmy zebrać wszystkie przywołane pomysły i dodać swoje. Lista pozostaje otwarta, a poszczególne propozycje często ze sobą kontrastują, a nawet się wykluczają. To dlatego, że skuteczność sposobów na efektywną pracę redaktora jest subiektywna. Wiąże się na przykład z usposobieniem danego redaktora. Potraktuj ten artykuł jak bank pomysłów i weź z niego to, co Ci się spodoba. A jeśli masz własne wypróbowane metody – zainspiruj innych! Podziel się nimi w naszej grupie na Facebooku.

1. Ustawienia komputera i programów

Praca na wydrukach i na manuskryptach należy już raczej do przeszłości. Dziś podstawowym narzędziem pracy redaktora jest komputer z edytorem tekstu oraz z dostępem do internetu. Aby zwiększyć skuteczność i tempo pracy, trzeba wiedzieć, jak posługiwać się tym narzędziem w optymalny sposób.

Światła i kolory

Przede wszystkim ustaw odpowiednią jasność ekranu i dopasuj kontrast kolorów. Odpowiednią – to znaczy taką, która nie męczy Twojego wzroku. Wypróbuj różne konfiguracje przy świetle dziennym i sztucznym. Przetestuj także tryb nocny.

Równie ważną kwestią jest kolorystyka używanych programów i przeglądarki internetowej. Lepiej wybierać ciemniejsze motywy. Są mniej obciążające dla wzroku, dzięki czemu łatwiej skoncentrujesz się na tekście. W dodatku tryb ciemny emituje mniej światła niebieskiego, które jest szkodliwe dla oczu.

Widok i narzędzia

Gdy już dostosujesz parametry jasności i barw, sprawdź, jakie opcje widoku są dostępne w Twoim edytorze tekstu. Przykładowo: w Wordzie można włączyć tryb „Koncentracja uwagi”. Z pola widzenia znikają wtedy wszystkie paski narzędzi.

A skoro już mowa o paskach narzędzi – to kolejny ważny element do optymalizacji. Zastanów się, z których funkcji edytora tekstu korzystasz najczęściej, a które są Ci niepotrzebne. W Wordzie zajrzyj do zakładki Plik > Opcje. Znajdziesz tu kartę „Dostosowywanie wstążki” oraz kartę „Pasek narzędzi Szybki dostęp”. Uporządkuj wszystko tak, by zrobiło się przejrzyście i wygodnie.

Pamiętaj także o możliwości powiększenia widoku strony. Dzięki dużym literom czytanie będzie wymagało mniej wysiłku, a literówki i wszelkie tekstowe drobiazgi staną się łatwiejsze do zauważenia. I to bez nadmiernej ingerencji w formatowanie pliku.

Jeżeli spieszy Ci się już do tekstów i myślisz sobie, że nie masz czasu ani głowy na przebieranie w ustawieniach – spójrz na to inaczej. Cenna godzina, którą poświęcisz na testowanie i modyfikacje, zwróci Ci się w ciągu najbliższych zleceń. Będziesz przecież pracować choć trochę skuteczniej i szybciej, a na pewno z większą przyjemnością i z mniejszą szkodą dla Twojego wzroku.

2. Formatowanie tekstu

Czy istnieje uniwersalny zestaw parametrów edytorskich, które zwiększają efektywność pracy redaktora? Odpowiedź brzmi: nie istnieje. To subiektywne. Na etapie redakcji możesz dostosować wygląd tekstu do swoich upodobań, o ile zleceniodawca nie postawił w tej kwestii warunków.

Zwróć uwagę w szczególności na te parametry:

• czytelny font (krój pisma) – bezszeryfowy lub szeryfowy,
• wielkość fontu (stopień pisma),
• kolor tekstu,
• wyrównanie do lewej lub justowanie,
• wcięcia akapitowe lub brak wcięć,
• odstępy między akapitami,
• wygodna interlinia,
• szerokość marginesów.

3. Okoliczności pracy

Z pewnością przeczuwasz, że ilu redaktorów, tyle „idealnych” okoliczności pracy. Da się jednak zauważyć pewne zależności. Osoby o energicznym usposobieniu zwykle potrzebują różnorodności, towarzystwa, dźwięków, ruchu. Z kolei osoby spokojne i stonowane zazwyczaj wolą pracę w ciszy, w samotności, bez jakichkolwiek „rozpraszaczy”.

Zastanów się, czy ta zasada sprawdza się u Ciebie, a następnie skomponuj swój własny zestaw okoliczności idealnych – nawet jeśli w tej chwili część z nich jest dla Ciebie nieosiągalna. Kto wie, jakie możliwości będziesz mieć za tydzień, za miesiąc czy za rok?

Skorzystaj z poniższych pomysłów.

• Zadbaj o ciszę: zamknij drzwi, wyłącz i schowaj niepotrzebne urządzenia. Możesz nawet założyć słuchawki bez dźwięku (a są nawet takie, które wyciszają odgłosy z zewnątrz!).
• Wycisz telefon i połóż go poza zasięgiem wzroku. Niech Cię nie kuszą aplikacje i powiadomienia.
• Włącz muzykę: na głos lub w słuchawkach, instrumentalną lub z wokalem. Wypróbuj nagrania typu ASMR, odgłosy deszczu lub inne rodzaje białego szumu.
• Zorganizuj sobie przestrzeń do pracy w ustronnym miejscu, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Zorientuj się, czy w okolicy są dostępne kabiny do pracy indywidualnej (może w bibliotece?).
• Przetestuj pracę w towarzystwie: poszukaj przestrzeni coworkingowej, przejrzyj internet w poszukiwaniu grup do wspólnej pracy online.
• Zadbaj o ograniczenie bodźców w swoim otoczeniu. Uprzątnij blat, zdejmij ozdoby ze ściany za komputerem, wyłącz niepotrzebne zakładki w przeglądarce.
• Spróbuj urozmaicić swoją przestrzeń. Zmień coś w wystroju pomieszczenia, wybierz pokój z ciekawszym widokiem za oknem, miej pod ręką drobne przedmioty do manipulowania w czasie lektury (w sieci kupisz je pod nazwą fidget gadżety, to np. gniotki), spraw sobie notes do gryzmolenia podczas rozmów telefonicznych.
• Urządź własne, stałe miejsce pracy. Wyznacz przestrzeń na komputer, klawiaturę, przybory do pisania, książki. Zainwestuj w dodatkowy monitor, który ułatwi Ci pracę na kilku plikach jednocześnie.
• Jeśli redagujesz popołudniami, wieczorami lub nocami, przetestuj różne rodzaje oświetlenia. Najpierw włącz pełne, mocne światło w całym pomieszczeniu i sprawdź, jak Ci się przy nim pracuje. Kolejnego wieczoru redaguj jedynie przy małej lampce biurkowej. Dzięki temu dowiesz się, czy ograniczone pole widzenia pomaga Ci się skupić na tekście.
• Przejdź się po okolicy w poszukiwaniu kilku przyjemnych miejsc do mobilnej pracy na laptopie. Odwiedź kawiarnie, parki, biblioteki. Zastanów się, gdzie będzie Ci się dobrze pracowało, gdy zapragniesz zmiany otoczenia.

4. Organizacja pracy

Wolisz różnorodność zadań czy bezpieczną powtarzalność? Może to mieć ogromny wpływ na Twoje zadowolenie z pracy i na Twoją efektywność. Jeżeli lubisz wyzwania i ciekawi Cię to, co nowe, pomyśl o wysłaniu ofert do klientów, którzy dostarczaliby Ci do zredagowania teksty o najróżniejszej tematyce.

Takim klientem może być na przykład agencja marketingowa, stowarzyszenie factcheckingowe czy serwis informacyjny. W przypadku nawiązania współpracy nie będziesz narzekać na nudę, ale musisz się przygotować na działanie pod presją czasu. Jeśli natomiast potrzebujesz rutyny i pracy w spokojniejszym rytmie – zastanów się nad specjalizacją.

Zmiana percepcji

O różnorodności i rutynie w pracy redaktora można też mówić w węższej perspektywie, w odniesieniu do pracy nad konkretnym zleceniem. Zdarzyło Ci się kiedyś różnicować sposoby przyswajania redagowanego tekstu? Niektórzy redaktorzy lubią najpierw czytać, a później odsłuchiwać plik dzięki funkcji automatycznego lektora (w Wordzie). Zmiana percepcji pomaga poznać tekst niemal na nowo, zwrócić uwagę na jego inne aspekty. Co prawda, odsłuchiwanie zwiększa czas wykonywania zlecenia, ale niekiedy może się okazać dobrym sposobem na poprawę efektów redakcji lub korekty.

Sekwencje działań

W kontekście pracy nad konkretnym zleceniem warto wspomnieć o schematach działania. Istnieje szereg czynności, które należy wykonać za każdym razem, gdy przystępujemy do redagowania nowego tekstu.  Schematy działania wprowadzają porządek, który jest niezbędnym elementem pracy redaktora i z całą pewnością wpływa na zwiększenie jej efektywności.

Jeśli chcesz usprawnić swoją pracę już teraz, pobierz darmową CHECKLISTĘ REDAKTORA. To 10 punktów do odhaczenia podczas redagowania tekstu. Zbiór porad w formie listy kontrolnej jest efektem długich rozmów i wymiany doświadczeń między redaktorami o różnym stażu i o różnych specjalizacjach. Sprawdź, jak Checklista redaktora wpłynie na Twoje działania już od najbliższego zlecenia.

Poskramianie czasu

Planowaniu poszczególnych redaktorskich działań powinno towarzyszyć umiejętne zarządzanie czasem. Utrudnia to fakt, że każde zlecenie jest inne. Czasami w ciągu dnia roboczego zredagujesz półtora arkusza, a innym razem przez kilka długich godzin nie przekroczysz 20 tysięcy znaków ze spacjami.

Dlatego tak duże znaczenie ma próbka usługi wykonana na danym tekście. Dzięki niej możesz oszacować czas potrzebny na wykonanie zlecenia, a tym samym – zaplanować sobie dzień, tydzień, miesiąc pracy.

Jeśli chcesz, skorzystaj z papierowego lub komputerowego planera. Możesz także przetestować różne aplikacje mobilne dostosowane do określonych technik zarządzania czasem. Istnieje na przykład technika pomodoro, czyli podział czasu na 25-minutowe etapy pracy i 5-minutowe przerwy. Podobnych technik jest wiele, dlatego zrób research, aby znaleźć dla siebie tę najbardziej odpowiednią.

Biologiczny zegar

Podczas planowania pracy weź pod uwagę to, co podpowiada Ci Twój organizm. Lepiej redaguje Ci się wczesnym rankiem czy po południu? Kiedy Twoje „baterie” są w pełni naładowane, a kiedy masz trudności z zebraniem myśli?

To naturalne, że Twoje poziomy energii i wydajności są różne w zależności od pory doby. Jeśli tylko możesz, dostosuj swoje zadania do tych uwarunkowań. Może rano zajmiesz się redagowaniem, a wieczorem np. tworzeniem swoich treści marketingowych?

Pamiętaj jednak, aby wyznaczyć sobie dzienny limit czasu pracy lub liczby znaków do zredagowania. Takie ramy pomogą Ci zachować balans szczególnie w przypadku, gdy prowadzisz własną działalność i masz wrażenie, że tracisz kontrolę nad różnymi sferami codziennego życia.

5. Odpoczynek przede wszystkim

Zmęczony redaktor to nieskuteczny redaktor. Ale nawet nie to liczy się najbardziej. Odpoczynek jest niezbędnym warunkiem zdrowia fizycznego i psychicznego, dlatego nie wolno bagatelizować jego roli.

Każdy z nas lubi odpoczywać inaczej. Od formy relaksu ważniejszy jest sam fakt regularnego spędzania czasu z samym sobą lub z innymi. Chodzi o bycie tu i teraz, zgodnie ze swoimi potrzebami. Najlepiej offline, bez ekranów. Bez presji produktywności.

Jeśli czujesz, że nie masz czasu na małe przyjemności lub na realizację pasji, podejdź do sprawy od drugiej strony. Nie czekaj, aż czas sam się znajdzie. Zamiast tego wyznacz sobie na ulubioną aktywność konkretny dzień w tygodniu lub w miesiącu, konkretne godziny. Wpisz je do kalendarza. Niech to będzie spacer, kawa z przyjaciółmi, czytanie dla przyjemności, rower, rękodzieło, jazda na wrotkach, fotografia, tworzenie muzyki… I właśnie do tego zapisu w kalendarzu postaraj się dostosować swoje obowiązki.

Na koniec – kwestia bardzo istotna: porządny, długi urlop. Nie – workation. Minimum dwa tygodnie z dala od pracy. To nie tylko nagroda za całoroczny wysiłek. To Twoje święte prawo, więc skorzystaj z niego. Świat pracy i biznesu na pewno się w tym czasie nie zawali. Przeciwnie: inwestycja w porządny odpoczynek zwróci Ci się w postaci nowych sił do efektywnego działania w zawodzie redaktora.